Auftrag
Dem Wissensmanagement kommt gerade in Beratungsunternehmen eine Schlüsselstellung zu, da eine kompetente Leistung auf dem Wissen und den Erfahrungen Aller basiert.
Projektziel dieser international agierenden mittelständischen Beratungsgesellschaft war es, ein bereits ausgewähltes Wissensmanagement-System pilothaft zu implementieren, dessen Methodik eine solide Wissensbasis für die ausgewählten Teams zugänglich und somit Wissen und Erfahrungen unternehmensweit übertragbar macht. Später soll das Wissensmanagement anhand der ausgewählten Software auf das ganze Unternehmen übertragen werden.
Umsetzung
Die Einführung von Wissensmanagement geht oft mit einer umfassenden Organisationsveränderung einher. Dieses Projekt begann daher als Pilotprojekt in zwei ausgewählten Teilbereichen des Unternehmens. Zu Beginn der Initiierungsphase erörterte die Projektleiterin den relevanten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Motivation für die Einführung eines Wissensmanagement-Systems und die verwendete Methodik.
Gemeinsam mit dem Management wurden in der anschließenden Vorbereitungsphase die Zielkorridore festgelegt und die Aufgaben und Teamstrukturen der Pilotprojektorganisation definiert.
Die Projektleiterin erhob mithilfe einer geschäftsprozessorientierten WM-Analyse die Ist- und Soll-Situation der Organisation aus der Wissensperspektive. Nach Interviews mit dem gesamten Team entstand eine Übersicht über bestehende Wissensgebiete, Aufgaben, Aufgabenträger, Wissensträger und Anforderungen an das WM-System. Die detaillierte Präsentation der Analyseergebnisse bewirkte eine größere Bereitschaft und Motivation, vorhandene Defizite zu beheben. Die gewonnene Transparenz über die wissensintensiven Prozesse sowie die vorliegenden Mängel im Wissenstransfer waren Voraussetzung für die Gestaltungsphase, in der ein konkreter Maßnahmenkatalog mit Verantwortlichkeiten und Zeitzielen erstellt wurde. Anhand der gemeinsam festgelegten Ziele und konkreten Messkriterien ließ sich erkennen, welche Maßnahmen im welchem Umfang gegriffen haben. Insbesondere in der Wissenskommunikation galt es, Anpassungen im Konzept und im Tool für einen organisationsweiten Rollout zu finden. Darüber hinaus wurden basierend auf den Interviews Rollen definiert und Rechte zugeordnet. Anleitungen wurden erarbeitet und mehrstufige Trainingssession durchgeführt. Die in der Testphase gewonnenen Erkenntnisse führten im direkten Austausch mit der IT zu Verbesserungen im Tool und den dazugehörigen Abläufen.
Ergebnis
Für die geplante systematische Einführung des Wissensmanagement-Systems wurde zunächst mit der Ernennung eines Wissensmanagers eine verantwortliche und koordinierende Rolle etabliert, der das WM-System mit den Methoden und Werkzeugen schrittweise in die Unternehmensabläufe integrieren soll. Weiterhin wurde ein Rollen- und Rechtekonzept erarbeitet und umgesetzt. Durch aktives Changemanagement und umfangreiche Trainings konnten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motiviert werden, aktiv ihr Wissen zu erfassen und einzuarbeiten. Ein Regelprozess zur Optimierung der Lösung mit der IT des Providers wurde erfolgreich aufgesetzt.