Auftrag
Im Rahmen des Projekts „Neues Arbeiten“ erhielten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller deutschen Standorte eines international tätigen Versicherungsunternehmens die Möglichkeit, am Mobilen Arbeiten teilzunehmen, um so zeit- und ortsunabhängig arbeiten zu können.
Innerhalb des Projekts sollte eine zentrale Steuerungsstelle die Bereitstellung mobiler Arbeitsplatzhardware, den Hardware-Rollout und die Betriebs- und Supportprozesse aktiv begleiten, sowie den Regelbetrieb gewährleisten. Potenziell können ca. 20.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter freiwillig am mobilen Arbeiten teilnehmen und Hardware aus dem BMA-Store bestellen.
Umsetzung
Der Rollout für die Hardwarebereitstellung erfolgte in mehreren Phasen. Bestellberechtigt waren zu Beginn des Rollouts ausschließlich operative Einheiten. Nach 6 Monaten begann die Bereitstellung der Hardware für das Mobile Arbeiten für die Hauptverwaltung und weitere Stabseinheiten. Darüber hinaus wurde die Bereitstellung mobiler Arbeitsplätze auch auf mehrere Tochtergesellschaften ausgedehnt.
Das durch WIACON gestellte Steuerungsteam überwachte, verwaltete und reportete Lagerbestellmengen, koordinierte und priorisierte in Hochlastphasen den Hardware-Versand mit dem Fokus auf Betriebssicherheit und stellte einen konstanten Warenfluss zur Vermeidung von Engpässen sicher. Ferner erfolgt über die Steuerungsstelle das Controlling der durch den Serviceprovider erbrachten Materiallieferungen und Serviceleistungen mittels Rechnungsprüfung und -freigabeprozessen.
Eine weitere, wesentliche Aufgabe einer Steuerungsstelle lag in der Konsolidierung und Koordinierung von Rückmeldungen und Beschwerden im Hinblick auf Design und Funktion, als auch Bereitstellung und Support der neuen Services.
Ergebnis
Die projekthafte Rollout-Phase wurde nach 9 Monaten erfolgreich abgeschlossen. Im Anschluss wurde die zentrale Steuerungsfunktion in den Regelbetrieb überführt. Die Steuerung ist nun einerseits Teil eines etablierten Regelprozesses, zudem aber ebenfalls Wissensmultiplikator und Kommunikationsschnittstelle zwischen Projektleitung, IT und Nutzerinnen und Nutzern. Sie stellt damit eine grundlegende Schnittstelle bzw. Funktion im Rahmen des Mobilen Arbeitens innerhalb des Versicherungsunternehmens dar.